چکیده ای از کتاب دام های زمان

 

بيشتر از بيست سال از عمرم را صرف نحوه «گذران زمان»‌ كرده ام. در طي ساليان دراز با بيشتر از چهل كشور و حدود پنجاه هزار نفر شاغل در حرف و صنايع بزرگ، جلسات و گفتگوهايي داشته ام. براي كمك به نحوه استفاده از زمان مديران در سازمانهايشان،‌ با صدها نفر از آنها در سراسر جهان، ملاقات كرده ام. در طي نگارش شش كتاب و تأليف بيش از شصت مقاله درباره «مديريت زمان»، با جمع كثيري از تجار و بازرگانان در مورد مشكل كمبود وقت، گفتگو كرده ام.

در بين تمامي مذاكراتم با اشخاص مختلف، به اين نكته دست يافتم كه تا چه حد مشكلات اين قبيل افراد، به يكديگر شبيه است. به عبارتي،‌ همه ما در رابطه با زمان، دچار مشكل مشابهي هستيم.

يك وكيل دادگستري ممكن است در اجراي تعهدات سنگيني كه بر عهده گرفته است، دچار مشكلي گردد كه براي يك مدير مدرسه نيز مي تواند به شكل مشابه بروز نمايد.

به راحتي امكان دارد تمام روز يك مدير فروش يا مدير يك سالن زيبايي در پاسخگويي به تلفن تلف شود. ممكن است صاحب يك چاپخانه در جايي دورافتاده به اندازه مسئول يك آزمايشگاه در آمستردام، در تفويض كارهاي مهم به سايرين، اكراه داشته باشد.

مدير مالي يك شركت چند مليتي، به خاطر كمبود كارمند، همانقدر مي تواند گرفتار كار شده باشد كه صاحب يك فروشگاه كوچك به خاطر اخراج كارگرش.

تمامي اين افراد با مشكل مشابهي به نام اتلاف گران زمان،‌ روبرو هستند، اين اصطلاح، براي هرآنچه كه مانع دستيابي شما به اهداف جزئيتان مي شود، به كار مي‌رود.

من مي توانم تمام «اتلاف‌گران زمان» با زمينه هاي متفاوت فعاليت و در سطح گوناگون بر شمارم. به استثناي موارد نادر غالب اين «اتلاف‌گران زمان»، نامحسوس هستند. به فهرست زير توجه كنيد:

1.     مسنوليت بيش از حد توان

2.     پشت هم‌اندازي كارها

3.     عدم تفويض اثربخش كارها

4.     ناتواني در گفتن «نه»

5.     عدم سازماندهي شخصي (ميز درهم)

حدس مي زنيد چه كسي ممكن است تمام عناوين فوق را گردآوري كرده باشد؟ يك كتابدار؟ يك مدير هنري؟ معاون بازاريابي؟ مسئول آموزش نيروي انساني يك بانك؟ مدير فروشگاه لوازم يدكي ماشين؟ كارمند اداري يك بيمارستان؟ يا خود شما؟

در حقيقت، من فهرست مزبور را از بين ده عامل غالب كه توسط يك گروه چهل نفري از رؤساي مؤسسات الكترونيكي، عنوان شده بود، انتخاب كرده ام.

اين مديران هم همان مشكل را با زمان داشتند كه هر فرد ديگري مي تواند داشته باشد. در واقع همه ما حداقل د رمواجهه با زمن مشكل مشابهي داريم.

چنين مشابهتي به ما اين امكان را مي دهد كه از يكديگر پند بگيريم. در حقيقت اين كتاب به ميزان قابل توجهي از گردآوري تجربيات،‌ اطلاعات و نظرات بازرگانان، سرمايه‌داران و مديران، تهيه شده است.

يكي از مباني اين كتاب را «عامل اتلاف زمان د رسطح بين المللي»‌ ناميده‌ام. اين عامل، بيانگر اطلاعات جمع آوري شده پيرامون زمان، از بين هزاران فرد درگير كار و صنعت در سراسر جهان است. هميشه زماني كه براي آموزش «بهره گيري از زمان» در سراسر جهان است،‌ «از بزرگترين معضلاتان» و سعي ما در واقع شناسايي اين «بزرگترين معضل» بود.

به عنوان اولين قدم، از تمامي شركت كنندگان در جلسه،‌ خواسته مي شد تا از مي‌شمردند، ذكر كرده و سپس با توجه به شدتشان به آنها نمره دهند. يعني به جدي‌ترين و حادترين مشكل نمره 10 اختصاص دهند، به بعدي 9 و به همين ترتيب الي آخر. سپس ما يك جمع بندي كلي از اين امتيازها تهيه كرديم تا تصويري از مشكلات زماني كل سازمان ايجاد شود و تلاشمان را بر حل مشكلاتي كه بالاترين نمره را آورده بودند، متمركز كرديم.

در طي سالها، در جلسات و نشستهاي مختلف از شركت كنندگان خواسته شد تا به همين ترتيب مشكلاتشان را درجه بندي كنند و با اين روش يك طرح كلي جهاني از مشكلات مشترك در رابطه با زمان فراهم كرديم.

در كشورهاي مختلف، تفاوتهاي بسيار اندكي ديده مي شود. به طور كلي همگان مشكل يكساني در رابطه با زمانشان دارند.

در بخش دوم كتاب حاضر، 20 مورد از اتلاف‌گران عمده زمان طرح شده است. اين فهرست چيزي فراتر از يك ليست خشك و خالي از مشكلات است و دربرگيرنده راه‌حلهاي عملي و تجربه شده اي مي باشد. خبر خوش اينكه، چون مشكلات يكسان هستند، راه‌حلها نيز يكسانند. بنابراين مي توانيد از تجربيات افرادي كه مشكل مشابه شما را داشته اند، بهره كافي ببريد. اين امر ممكن است شما را وسوسه كند كه مستقيماً به بخش دوم رجوع كرده و براي حل عمده ترين معضلتان كار را آغاز كنيد. اما لطفاً دست نگه داريد. مشكل زمان، امري پيچيده با مسائل متعدد و مرتبط به بكديگر و با نتايجي تضايفيط است، عادات ما در يك زمينه، مي تواند بر رفتارهايمان در عرصه اي ديگر، اثر گذارد. تغييرات جزئي، نتايج جزئي در بر دارد.

تأكيد مي كنم كه كتاب حاضر را از ابتدا مطالعه كنيد. از بخش اول، چرا كه به اصول اساسي كار، مي پردازد. بخش اول، يك تصوير كلي از موضوع را ارائه مي كند. از نحوه و علت مسئله سخن مي گويد. اگر سعي كنيد به شيوه ديگري وارد بحث شويد، تأثير كمتري خواهيد پذيرفت. اين كار شما درست مثل اين است كه ساخت كلبه كوچكي را از پنجره حمامش شروع كنيد، به اين دليل كه در مورد شيشه هاي مات، مطالبي مي دانيد، اگر به نقشه ساختمان و هزينه ها و نحوه ساخت توجه نكنيد، شايد صاحب يك پنجره زيبا بشويد. ولي آيا به دردتان خواهد خورد؟

ما در اين بخش، به قدرت انعطاف‌پذيري فوق العاده بشر و مشكل كسب عادات جديد مي پردازيم و ذهنيتمان را پيرامون «مديريت زمان»، روشن و باز مي سازيم. بحث، صرفاً درباره «مديريت زمان» نيست، بلكه در مورد منافعي است كه با استفاده از برقراري توازن بين كار و زندگي خصوصي، نصيب افراد مي گردد.

آنگاه به مباني و اصولي پرداخته مي شود كه مرتبط با بهره گيري از زمان است. مي دانيم كه مديريت زمان با هدف گذاري و اولويت بندي در دنياي در حال تغيير امروز، آغاز مي گردد. به شما مهمترين ابزار مديريت زمان، يعني برنامه مكتوب و تنظيم شده روزانه و يك برنامه كلي براي پشتيباني از آن، معرفي مي گردد.

در بخش دوم، با بيست عامل اصلي تلف كننده زمان، آشنا مي شويد. علل و ريشه‌هاي اين عوامل، بررسي و راه حلهايي را ارائه مي دهد. شما در بسياري از موارد، شاهد صحنه هايي هستيد كه نمونه اي از وقايعي است كه در‌ آنها «زمان»، محور يك مشكل است.

ما در اكثر موارد، درگير مشكل زمانيم، چرا كه واقعاً نمي دانيم در موقعيتهاي دشوار، چه كاري بايد انجام دهيم و يا چه بگوئيم، در حاليكه مايل هستيم پاسخ منفي بدهيم، با يك «بله»‌، به ديگران اجازه مي دهيم تا برنامه هايمان را درهم بريزند، صرفاً به اين خاطر كه مايل به رنجاندن آنها نيستيم يا دستورات مبهم و گنگ مافوقمان را صرفاً به خاطر ترس از اينكه به كند ذهني متهم شويم، مي پذيريم و خودمان را گرفتارتر مي‌سازيم. در بخش دوم، به شما كمك مي شود تا بر اين مشكلات فائق آئيد. در اين بخش با چند مثال از دنياي اطراف، به شما نشان داده مي شود كه چگونه وضعيتتان را بهبود بخشيد. برخي از اين آموزشها، براي مديران و رؤسا و برخي ديگر، براي كاركنان است.

هرقسمت از بخش دوم، با يك پرسشنامه كوجك تحت عنوان «خود را بيازمائيد»، پايان مي يايد. هدف از اين آزمونها آن است كه ميزان توفيقتان را در غلبه بر اتلاف گران زمان، بسنجيد. در قسمت پاياني، به سؤالاتي پاسخ مي دهيد و نمره مي گيريد. اين آزمون، از يكسو نحوه برخورد شما با زمان را مثال مي دهد و جنبه هاي ضعيف تر شما را برجسته مي كند و از سوي ديگر، با آزمون مجدد مي توانيد ميزان پيشرفت خود را اندازه گيري نمائيد.

در اين بخش، شما جداولي را مشاهده مي كنيد كه به روشهاي خاصي تأكيد دارند و وضعيت كلي شما و ترميم و اصلاح ابزارهاي تنظيم زمان را سريع و ساده، د راختيار شما قرار مي دهند.

بخش سوم، جمعبندي موضوعات است. پس از مطالعه و بررسي هريك از عوامل ضايع كننده وقت و آزمودن خود را هر يك از آنها،‌ اين بخش به شما كمك مي كند تا برنامه هاي كاري خود را بهبود بخشيد و در زندگي، خود را از اتلاف گران زمان، رها سازيد.

ضميمه،‌ شامل خلاصه اي از بيست عامل عمده اتلاف گر زمان مي باشد كه فهرستي كامل از دلايل و راه حلهايي براي هر كدام، با جزئيات اضافه اي كه در فصول اصلي به آن اشاره شده است، مي باشد.

اگر بر اين باوريد كه زمان حاكم بر شما و شما اثري بر آن نداريد، اگر در گذشته سعي كرده ايد مهار زمان را در دست گيريد و از نتيجه كار راضي نشده ايد و اگر مايليد بهره وري زمانتان را بالا ببريد، حتماً اين كتاب را با دقت مطالعه كنيد. آرزوي من اين است كه زمانتان را بيش از پيش،‌ بهره ور و باارزش بسازيد.

كتاب از دو بخش كلي تشكيل شده است:

در بخش اول تلاش شده است تا به اين سؤال پاسخ داده شود كه چرا مديريت زمان هنوز هم يك معضل است و چگونه مي توان كارها را تحت كنترل درآورد.

در بخش دوم بيست عامل مهم اتلاف كننده زمان با شيوه هاي مقابله با آنها تشريح شده است.

  
نویسنده : سعید ; ساعت ٥:۱٧ ‎ب.ظ روز سه‌شنبه ٤ اردیبهشت ،۱۳۸٦